In House Magazine dalam Sebuah Organisasi

Facebooktwittergoogle_plusinstagramby feather

In house magazine adalah media internal sebuah perusahaan, instansi atau organisasi. Media internal merujuk pada media yang dikembangkan dan dipublikasikan secara internal, yang dirancang untuk mengomunikasikan berita atau kegiatan organisasi kepada kalangan internal dan eksternal secara terbatas.

Kalangan internal terdiri dari karyawan termasuk pimpinan organisasi. Kalau organisasinya besar maka kalangan internal termasuk juga sumber daya manusia di kantor cabang, kantor wilayah, biro dan lain sebagainya. Berikutnya adalah para pemegang saham.

Kemudian yang masuk kalangan eksternal adalah para pemangku kepentingan (stakeholders), masyarakat atau konsumen yang secara langsung menggunakan produk/ jasa/ pelayanan dari organisasi yang bersangkutan, mitra, pemerintah, dan pihak lain yang sifatnya terbatas.

Kepada kalangan internal, media internal berfungsi untuk menyampaikan informasi tentang suatu keputusan, peraturan dan kebijakan yang harus ditaati dan didukung bersama. Kemudian menginformasikan kegiatan atau bahkan agenda kegiatan organisasi kepada pembaca. Media internal juga mampu menggenjot semangat kerja, soliditas, rasa bangga dan rasa memiliki pada organisasi. Rasa memiliki bisa diwujudkan dengan menulis naskah untuk ditampilkan di media internal. Terakhir, media ini menjadi sarana menjalin komunikasi antarkaryawan, bisa terkait berita gembira atau kabar duka.

Isi media internal juga mengandung pesan untuk kalangan eksternal sebagai wahana untuk memperkenalkan organisasi. Kemudian untuk mempromosikan produk/ jasa yang dihasilkan, atau mengampanyekan kebijakan seperti misalnya sosialisasi keselamatan berkendara. Fungsi berikutnya tak lain adalah memberikan citra positif pada organisasi.

Dari sisi pembiayaan, media internal dibiayai dengan dana sendiri, entah itu keluar dari unit humas/ public relations atau unit komunikasi pemasaran (marketing communication) dari suatu organisasi. Media internal dalam bentuk apapun tidak ditujukan mencari profit sehingga tidak dipasarkan. Dengan demikian distribusinya terbatas pada kalangan tertentu saja. Terkait isi, media internal memberikan tekanan positif pada organisasi dan menjauhi isu yang berpotensi memancing polemik.

Melihat fungsi dan perannya, kita akui media internal memegang posisi strategis sebagai penunjang kegiatan public relation atau praktisi kehumasan sebuah organisasi. Ia media yang bisa berperan sebagai media informasi dan komunikasi pada khalayak, penguat relasi dengan pelanggan, sebagai sarana promosi yang elegan dan efektif, serta simbol eksistensi lembaga atau perusahaan.

Sayangnya, banyak praktisi kehumasan atau pemimpin organisasi tidak memandang penting keberadaan media internal. Karena tidak banyak organisasi yang menerbitkan media internal, atau jika pun ada kesannya hanya sebagai formalitas. Padahal media internal harus digarap dengan serius supaya segala fungsi yang melekat padanya dapat berdaya guna.

Jangan sampai media internal yang dibuat susah payah dan mengeluarkan biaya hanya berakhir di kotak sampah. Hal ini bisa terjadi jika tampilannya tidak menarik, bahasanya susah dimengerti, tata letak isi berantakan, atau dicetak dengan kualitas yang rendah. Dengan demikian, pesan dan informasi yang diusung media internal tidak sampai ke pembaca.

Masalah klasik pembuatan media internal adalah soal teknik penulisan. Ketika wacana pembuatan media internal mengemuka, pertanyaan pertama yang kerap terlontar adalah, “Emang siapa yang mau nulis?” Setelah itu muncul deretan pertanyaan lain soal tampilan, foto/ ilustrasi, dan tentunya biaya pembuatan.

Mereka yang tidak terlatih menulis artikel, umumnya tidak fokus pada hal yang ingin disampaikan, sehingga terkesan antarkalimat atau paragraph tidak saling terkait. Selain itu, bahasa yang digunakan cenderung terjebak dalam bahasa laporan atau presentasi. Bahkan ada media internal yang dilengkapi dengan beragam data dan grafik yang ribet. Hal ini tidak hanya membuat media internal “berat” tetapi juga tidak efisien yang nantinya akan berpengaruh pada biaya cetak.

Media internal mengenal berbagai bentuk. Dalam bentuk cetak umumnya media internal berbentuk brosur, majalah dinding, majalah, buletin, tabloid, atau newsletter. Sedangkan dalam bentuk media siber bisa berbentuk website atau bentuk cetak yang ditampilkan secara digital, blog, atau media sosial. Sedangkan bentuk media lain, yakni media elektronik seperti radio dan televisi jarang kita jumpai.

Mari kita lihat perbedaan masing-masing media cetak:

  • Brosur: sebuah terbitan tidak berkala yang dapat terdiri dari satu hingga sejumlah kecil halaman, tidak terkait dengan terbitan lain, dan selesai dalam sekali terbit. Halamannya sering dijadikan satu (antara lain dengan stapler, benang, atau kawat), biasanya memiliki sampul, tapi tidak menggunakan jilid keras.
  • Majalah dinding: di lingkungan pekerjaan biasanya ada ruang publik yang dimanfaatkan sebagai media komunikasi antara direksi dan karyawan. Media yang cocok di situ adalah majalah dinding yang bentuknya berupa kumpulan informasi dan ditempatkan di papan pengumuman. Informasi tersaji dengan beragam dalam tulisan, gambar, dekorasi yang disusun dengan rapi dan semenarik mungkin.
  • Majalah: produk media cetak yang diterbitkan berkala, misalnya mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Dari segi isi terdiri dari berbagai rubrik guna mengungkap beragam informasi. Ukuran kertas yang dipakai umumnya A4 (21,0 cm x 29,7 cm), Letter (21,6 cm x 27,9 cm ), B5 (17,6 cm x 25,0 cm) atau F4 (21,5 cm x 33,0 cm).
  • Buletin: mengangkat isu tertentu dalam bentuk media cetak yang dipublikasikan secara berkala dengan rentang waktu yang agak panjang, misalnya dua bulan atau tiga bulan sekali. Ukuran kertas yang dipakai ada yang A4 (210 x 297 mm), F4 (21,5 cm x 33,0 cm) , A5 (14,8 cm x 21,0 cm).
  • Tabloid: kerap dipandang sebagai koran regular yang tidak terbit harian, ada yang mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Dari bentuk seperti format koran berukuran 597 mm × 375 mm tetapi dengan isi lebih ringan.
  • Newsletter: dalam bahasa Indonesia disebut nawala. Dipakai oleh organisasi untuk mengomunikasikan peristiwa, kebijakan, produk/jasa dan agenda kepada kalangan internal dengan tulisan singkat dan padat. Umumnya hanya terdiri dari 2 sampai 8 halaman. Ukuran bisa yang A4 (210 x 297 mm), F4 (21,5 cm x 33,0 cm), atau A5 (14,8 cm x 21,0 cm).

Untuk isinya bisa sangat beragam. Namun secara umum, media internal berisi berita kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung. Kemudian berisi tulisan berbentuk feature, esai, opini, surat pembaca, dan pengumuman. Tidak melulu tulisan, media internal bisa diisi dengan berita foto, kartun atau ilustrasi. Berikutnya yang tidak kalah penting adalah iklan untuk mempromosikan produk/ jasa. Di kalangan pemerintahan atau perusahaan plat merah, bagian ini disebut dengan iklan layanan masyarakat.

Seperti telah disinggung di atas, media internal tidak hanya berbentuk cetak. Jamak dewasa ini kita jumpai, praktisi humas memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana mengomunikasikan ragam organisasinya. Entah itu melalui website, Facebook, Twitter, Youtube, atau yang lainnya.

Yang perlu disadari, baik itu media internal berbentuk cetak maupun teknologi informasi merupakan produk dari jurnalistik. Dengan demikian siapapun yang diberi tanggung jawab untuk membuat media internal harus memahami prinsip-prinsip jurnalistik. Untuk lebih jelasnya nanti akan dijelaskan secara khusus, apa itu jurnalistik dan aplikasinya pada media internal.

Facebooktwittergoogle_plusby feather
wawan
Pribadi sederhana yang ingin terus belajar di bidang komunikasi. Dimulai dari menulis, fotografi, media relations, kadang-kadang menggambar, sampai mengadakan acara komunikasi seperti berbagai lomba dan pelatihan jurnalistik/ fotografi.

Leave a Reply